O Relatório de Ligações do Gestor VTCall é a ferramenta responsável por registrar e apresentar todas as chamadas realizadas e recebidas pela empresa. Ele abrange desde comunicações internas entre ramais até chamadas externas para números fixos ou móveis
Para acessar e começar a utilizar os relatórios:
Acesse o Gestor VTCall.
No menu lateral, vá em Relatórios > Ligações.
(IMAGEM 1)
Com a nova atualização do Gestor VTCall, o campo de período ganhou opções rápidas (como «Última 1 hora», «Hoje», etc.). Para realizar uma busca assertiva em um dia ou horário específico do passado, é obrigatório selecionar a opção Personalizado.
Como configurar:
Campo Período: Clique na caixa de seleção e escolha a última opção: Personalizado.
Data Inicial e Final: Somente após selecionar «Personalizado», os campos de calendário serão liberados para edição.
Definição do Horário: Insira a hora inicial (ex: 13:00) e a hora final (ex: 14:00) para restringir a busca ao momento exato em que a chamada ocorreu.
Exemplo Prático: Se você precisa rastrear uma ligação de 01/01/2026, selecione «Personalizado», coloque essa mesma data em ambos os campos (Inicial e Final) e ajuste os horários para cobrir o período da ocorrência.
💡 Dica de Suporte: Se você tentar alterar a data sem antes selecionar Personalizado, o sistema pode resetar sua escolha para um período padrão. Siga sempre essa ordem: Primeiro o filtro «Personalizado», depois as datas e horas.
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Neste item, utilize os filtros disponíveis para rastrear e identificar ligações de forma estratégica. A grande vantagem do Gestor VTCall é que esses filtros podem ser utilizados em conjunto, permitindo uma busca extremamente refinada.
Como utilizar os filtros combinados:
Busca Específica: Você pode inserir um número de ramal interno (ex: 2500, 2501) no campo Telefone/Ramal de Origem e, simultaneamente, um número externo (fixo ou celular) no campo Telefone/Ramal de Destino.
Refinamento: Essa combinação é ideal para encontrar uma chamada exata entre um colaborador específico e um cliente, economizando tempo na análise de grandes volumes de dados.
Novas Opções: Além dos ramais, a interface atualizada permite filtrar por Status, Ação, Grupo e até Alerta IA, garantindo controle total sobre o que é exibido no relatório.
💡 Dica de Ouro: Ao buscar números externos, lembre-se de sempre inserir o DDD (ex: 11959049292) para que o sistema identifique o registro corretamente no banco de dados.
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Este campo define o originador da chamada (quem realizou a ligação). Você pode inserir tanto ramais internos quanto números externos (fixos ou celulares).
Como preencher:
Para garantir que sua busca seja assertiva, identifique o cenário da chamada:
A) Chamada Interna → Externa:
Cenário: O ramal 1000 ligou para o número (11) 5904-9292.
O que inserir: Apenas o ramal 1000, pois ele foi o ponto de origem.
B) Chamada Externa → Empresa:
Cenário: Um cliente ligou do número (21) 5904-9292 para a empresa.
O que inserir: O número completo com DDD: 2159049292.
Nota: Não utilize espaços ou parênteses para evitar erros na busca.
🔍 Refinando a busca: Origem + Destino
Para resultados ainda mais específicos, você pode cruzar os dados de Origem e Destino simultaneamente.
Exemplo Prático:
Se você precisa localizar uma chamada feita do ramal 2000 para o número (71) 5904-9292:
No campo Origem, digite 2000.
No campo Destino, digite 7159049292.
Selecione o período (data/hora) provável da chamada.
Clique em Gerar.
Dica de Ouro: Ao buscar números externos, sempre insira o DDD colado ao número para que o sistema reconheça o padrão corretamente.
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Este campo define o destinatário da chamada (quem recebeu a ligação). Ele é essencial para rastrear para onde uma comunicação foi direcionada, seja para um colaborador interno ou um número externo.
Como preencher:
Identifique quem atendeu ou deveria ter atendido a chamada:
A) Chamada Recebida em Ramal Interno:
Cenário: Você quer ver todas as ligações que caíram no ramal 1000.
O que inserir: Apenas o ramal 1000.
B) Chamada da Empresa para Cliente Externo:
Cenário: Um ramal da sua empresa ligou para o cliente no número (21) 5904-9292.
O que inserir: O número completo com DDD: 2159049292.
Nota: O sistema considera este número como o destino da sua operação de saída.
🔍 Busca Combinada: Máxima Precisão
Assim como no campo de origem, você pode cruzar os dados para filtrar uma interação única entre dois pontos.
Exemplo Prático:
Para localizar uma chamada específica feita do ramal 2000 para o número (71) 5904-9292:
Insira 2000 no campo Telefone/Ramal Origem.
Insira 7159049292 no campo Telefone/Ramal Destino.
Defina o período provável e clique em Gerar.
Lembrete: Para evitar falhas na busca, certifique-se de não incluir caracteres especiais como parênteses () ou hifens - ao digitar números externos.
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Este filtro permite segmentar as chamadas de acordo com a sua natureza técnica ou direção de tráfego. Ele é extremamente útil para separar, por exemplo, o que foi uma tentativa de venda externa de um suporte recebido internamente.
💡 Dica de Eficiência: > Este filtro pode (e deve) ser utilizado em conjunto com os campos de Origem, Destino e Período para uma busca ainda mais refinada e assertiva.
Como funciona:
Ao selecionar uma opção neste campo, o sistema trará apenas os registros que se encaixam na categoria escolhida. Abaixo, detalhamos os tipos de chamadas disponíveis:
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Este filtro permite segmentar as ligações de acordo com o desfecho da tentativa de contato. Ele pode ser combinado com os filtros de origem e destino para identificar padrões de comportamento ou problemas técnicos.
Opções de Status:
Filtra chamadas onde o destino estava inacessível.
Causas comuns: Ramal de destino sem registro (offline) ou número externo inoperante (problemas na linha fixa analógica ou digital/VoIP do cliente).
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Neste item, é possível filtrar as ligações de acordo com a natureza da interação. Este filtro é fundamental para separar o fluxo de trabalho interno do atendimento externo (clientes).
Nota: A visualização deste filtro pode ser realizada em conjunto com os demais filtros citados anteriormente para uma busca mais refinada.
Opções de Ação:
5.1. Ramal
5.2. Recebidas
5.3. Realizadas
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Este item permite filtrar rapidamente as ligações que foram marcadas como importantes no sistema. É uma ferramenta útil para destacar chamadas que precisam de auditoria posterior ou que servem como exemplo de atendimento.
Como utilizar:
Para Filtrar: Selecione este campo para que o relatório exiba apenas as chamadas que possuem a marcação de favorito.
Para Favoritar uma Ligação:
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Este item permite localizar uma chamada específica através do seu identificador único (Linkedid). Essa informação funciona como o «CPF» da ligação dentro do sistema, sendo fundamental para rastreios técnicos precisos.
Como localizar e utilizar:
Para Filtrar: Insira o código do Linkedid neste campo para encontrar instantaneamente o registro exato da chamada.
Para Obter o Linkedid:
(IMAGEM 10)
Este recurso permite extrair os dados da sua pesquisa ou análise de ligações diretamente para um arquivo em formato Excel (.xlsx), facilitando a criação de gráficos e relatórios externos.
Passo a passo para exportação:
Realize a filtragem desejada no relatório.
Clique no botão Exportar.
Selecione a opção Excel.
Clique no botão Save (ele aparecerá no canto esquerdo da tela) para iniciar o download do arquivo.
(IMAGEM 11)
Nesta aba, o sistema apresenta o gráfico de “Quantidade de Ligações”. Ele oferece uma visão macro e quantitativa de todo o tráfego de voz (recebido e realizado) do dia atual.
Indicadores do Gráfico:
2.1 Total
2.2 Atendidas
2.3 Não Atendidas
2.4 Ocupado
2.4 Falhou
Dica de visualização: Esses dados são excelentes para identificar rapidamente picos de chamadas ou problemas de indisponibilidade logo no início do dia.
(IMAGEM 12)
Nesta seção, é possível visualizar o log completo e minucioso de todas as interações (internas, externas, atendidas ou não) registradas no sistema da empresa.
Colunas e Funcionalidades:
3.1. Símbolo “+” (Detalhe da Ligação)
⚠️ Requisitos: A gravação deve estar ativa desde a implantação e o seu usuário (ramal) precisa ter permissão de acesso de escuta configurada no Gestor VTCall.
3.2. Data/Hora
3.3 Origem
3.4 Destino
3.5 Tempo
3.6 Status
3.7 Linkedid
3.8 Favorito (#)
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Este item apresenta a classificação dos ramais com base no volume de tráfego. O ranking é definido pela Soma Total de ligações (Realizadas + Recebidas), priorizando quem possui a maior quantidade de chamadas completadas.
Exemplo Prático:
Ramal 150: Recebeu 20 e realizou 25 (Total: 45). → 1º Lugar
Ramal 100: Recebeu 10 e realizou 15 (Total: 25). → 2º Lugar
Colunas do Ranking:
4.1 Ramal
4.2 Quantidade Realizadas
4.3 Tempo Realizadas
4.4 Qtd. Recebidas
4.5 Tempo Recebidas
4.6 Qtd. Completadas
4.7 Tempo Completadas
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